Hoy en día en las empresas es común encontrar el panorama donde los niveles de inventario son superiores a los que requiere su actividad comercial y productiva. Esta situación perjudica notablemente la disponibilidad de capital trabajo (efectivo) recurriendo a prestamos bancarios para solventar la nómina, el pago a proveedores u otras obligaciones financieras, sin dejar de lado los inconvenientes que ocasionan en la ocupación de los centros de almacenamiento y su administración.
La necesidad de mantener cierto nivel de inventario y si ese nivel es el adecuado o no dependerá en gran medida del tipo de empresa y también de la clase de producto que comercialice. Por ejemplo, una empresa de consumo masivo que comercialice un producto de cuidado personal deberá mantener niveles más altos de inventarios en comparación a una empresa que comercialice un producto perecedero (de corta vida útil) como las carnes frías.
Es importante para los administradores de inventarios conocer cuales variables involucradas dentro de la cadena de suministros son las que de manera natural obligan a mantener inventario con el fin de garantizar la continuidad en el abastecimiento y cuales otras variables no obligatorias de cumplimiento pero que por la actividad u operación del negocio me llevan a adquirir inventarios innecesarios.
Para comprender este aspecto he dividido a los GENERADORES DE INVENTARIOS en dos grupos:
GENERADOR NATURAL
Los GENERADORES NATURALES de inventario son aquellas variables que por la dinámica de abastecimiento y de comercialización nos llevan si o si (obligan) a mantener inventario, de no ser así, se vería afectada la continuidad del abastecimiento tanto por parte del proveedor como de la empresa hacia sus clientes.
Estas variables son:
- Demanda
- Lead Time
- Variación de la demanda
- Variación del Lead Time
- Nivel de Servicio
DEMANDA
Solo el hecho de comercializar un producto y de atender la demanda en el momento correcto y en la cantidad correcta (principios de la Logística empresarial) hace que debamos mantener inventario, de no mantener inventario disponible, la competencia podría sacar ventaja y podemos perder participación de mercado.
La generación de inventario deberá ser proporcional al nivel de demanda entre más alta la demanda así deberá ser los niveles de inventarios (ya lo explicamos anteriormente que depende de la clase de empresa y de producto).
VARIACION DE LA DEMANDA
Si la demanda fuera constante conoceríamos con alto grado de certeza cuanto inventario adquirir y nos anticiparíamos de una manera segura, lamentablemente como ocurre con la demanda de muchos productos esta presenta variaciones periodo a periodo, esta variación de la demanda genera algún grado de incertidumbre y ante una demanda con incertidumbre debemos subir los niveles de inventario con el fin de cubrir las variaciones.
LEAD TIME
Conocido como el tiempo de reaprovisionamiento, lo podríamos definir como el tiempo que transcurre desde que se genera la orden de compra hasta que se entrega al cliente, en este lapso la cadena de suministro se encuentra en su periodo más vulnerable debido a que sus existencias de inventario se encuentran en niveles bajos y las ordenes emitidas aun no son entregadas.
Los niveles de inventarios deberán ser proporcionales al tiempo de reaprovisionamiento para garantizar la continuidad del suministro, entre mayor sea el Lead Time mayor deben ser los niveles de inventario.
Ejemplo: si la compañía cuenta con un proveedor a nivel nacional donde el tiempo de entrega de una orden es de 15 días, esta compañía deberá contar con inventario suficiente para operar con tranquilidad durante estos 15 días.
VARIACIÓN DEL LEAD TIME
La variación en los tiempos de reaprovisionamiento es normal dentro del flujo de la cadena de abastecimiento, estos se presentan por situaciones durante el transporte de la mercancía hacia el cliente, también porque el proveedor del proveedor tarda mas tiempo en entregarle sus mercancías, entre otras más situaciones.
Cuando la variación del Lead Time es alta puede resultar como el peor panorama que puede tener la cadena de abastecimiento debido a que los cálculos del aprovisionamiento se hacen partiendo del tiempo estándar definido en la negociación con los proveedores, entre mayor sea la variación del Lead Time mayor deben ser los niveles de inventario.
NIVEL DE SERVICIO
El nivel de servicio representa la probabilidad esperada de no llegar a una situación de falta de existencias. Este porcentaje es necesario para calcular el inventario de seguridad, a mayor nivel de servicio mayor será el nivel del inventario de seguridad, de esta manera, si el nivel de servicio de una determinada referencia es del 90%, esto significa que existe una probabilidad del 90% en la atención de la demanda o, dicho de otro modo, que teóricamente 90 de cada 100 clientes verán satisfecha su demanda en los tiempos previstos.
GENERADOR ANTINATURAL
Los GENERADORES ANTINATURALES de inventarios son aquellas variables, aspectos o procesos dentro de la cadena de suministro que intervienen de manera negativa en los niveles de inventarios.
Es en este aspecto donde se debe prestar mayor atención por parte de los planeadores de abastecimiento para disminuir su impacto, entre los generadores antinaturales de inventarios encontramos:
- Tamaño del lote de fabricación
- Tamaño mínimo de compra (economía de escala)
- Overfitting (sesgo negativo del error de pronóstico)
- Capacidad instalada (producción y almacenamiento)
- Incertidumbre en el abastecimiento
TAMAÑO MINIMO DE LOTE DE FABRICACIÓN
Para optimizar costos de fabricación por unidad producida las empresas están haciendo grandes inversiones en maquinaria y equipos con la finalidad de producir grandes volúmenes de producto al menor costo.
Lamentablemente estos volúmenes de fabricación no van en línea con la demanda de productos clase C, casi siempre el volumen producido es mayor de lo que el mercado demanda en estos artículos.
TAMAÑO MINIMO DE COMPRA
Al igual que el punto anterior, las fuentes proveedoras no son ajenas a la optimización de sus procesos productivos, las economías de escala están generando en las empresas compras más eficientes en costo, pero no están teniendo en cuenta que, a mayor volumen de producto negociado y adquirido, mayor es el proceso logístico de recibo, almacenamiento y administración.
En ocasiones estos lotes mínimos de compra son generadores de niveles de inventario adicionales a los requeridos por la organización.
OVERFITTING
También conocido como el sesgo negativo del error de pronóstico, ocasionado por un proceso repetitivo de planeación muy optimista, sobrestimando la demanda, en la medida que los pronósticos de demanda superen a la demanda real durante 2 periodos consecutivos o más esto terminará reflejado en excesos de inventarios.
CAPACIDAD INSTALADA
Se hace énfasis tanto a los centros de almacenamiento como a las líneas de fabricación, ambos departamentos cuentan dentro de sus indicadores con el costo por unidad (producida y almacenada), entre mayor sea el numero producido y almacenado menor serán los costos por unidad.
También se ha demostrado que ha mayor espacio de almacenamiento existe una vaga necesidad de querer llenar ese espacio, este proceso en ocasiones demanda al proceso de fabricación una mayor entrega de producto para beneficio de ambas partes.
INCERTIDUMBRE EN EL ABASTECIMIENTO
En ocasiones se presentan situaciones externas que podrían afectar la continuidad del suministro, situaciones como un paro de transporte, de trabajadores, huelgas, escases de materias primas o un posible aumento de su costo hace que los encargados de abastecimiento anticipen el inventario necesario hasta que consideren que no habrá afectación en la disponibilidad.
Acerca de JOSÉ ANDRÉS ROSAS
correo electroníco: joserosassoluciones@hotmail.com
